Hoy en día, queremos las cosas rápido. La eficiencia y la rapidez son claves para cualquier empresa, pero tocan especialmente de cerca a aquellas relacionadas con logística y transportes porque, al fin y al cabo, esa velocidad esperada (e incluso exigida) es probablemente el indicador más influyente para calificar a este tipo de empresas como “buenas” o “malas”.
Y así es como optimizar los tiempos, los recursos y las rutas se hace imprescindible para ofrecer un servicio a la altura de los estándares actuales. Llevar un control de todas las variables que pueden afectar a estos procesos puede ser un quebradero de cabeza. Y es ahí donde entran en juego los TMS (Transportation Management System).
Hoy hablamos de qué son los TMS, a qué tipo de empresas pueden aportar distintos beneficios y, lo más importante, cómo conseguir un TMS que dé respuesta a todos estos retos que debemos enfrentar en la actualidad.
¿Qué es un TMS y para qué sirve?
Un TMS o Sistema de Gestión de Transporte es una plataforma que permite que las empresas gestionen la totalidad o gran parte del entramado de movimientos, acciones y datos relacionados con el sistema de transporte o de mercancías. Y hablamos de cosas tan variadas y esenciales como planificar rutas, optimizar operaciones de transporte, hacer seguimiento en tiempo real, prever y gestionar incidencias, seleccionar transportistas o incluso optimizar costes.
En resumen, lo que hace es centralizar todas las funciones relacionadas con la logística del transporte, de forma que las empresas tengan un control total sobre sus operaciones. Por supuesto, el nivel de detalle al que pueda llegar depende de las necesidades de cada empresa.
Principales funcionalidades de un TMS
Como acabamos de comentar, las funcionalidades siempre dependerán de las necesidades de la empresa, pero normalmente un TMS busca ser lo más completo posible y forma parte de un sistema de gestión más amplio. Algunas de las funcionalidades más comunes son:
- Planificación de rutas: optimiza las rutas de transporte utilizando algoritmos y datos en tiempo real. Así, se consigue reducir el tiempo de viaje y/o entrega y los costes asociados en combustible.
- Seguimiento en tiempo real: información actualizada en tiempo real sobre la ubicación y el estado del envío o transporte. Esto, además de ser muy útil para los envíos a clientes particulares porque reducen su incertidumbre, también es aplicable a otros sectores, como el del transporte público.
- Previsión y gestión de incidencias: muy relacionado con el seguimiento en tiempo real, si ocurre una incidencia, se puede saber al momento y movilizar los recursos necesarios para solucionarla en el menor tiempo posible. Además, con el histórico que se tenga y utilizando IA y Machine Learning, se pueden obtener previsiones muy precisas de posibles incidencias o problemas, permitiendo poner en marcha mecanismos de prevención.
- Selección de transportistas: si la empresa no se dedica específicamente al transporte pero necesita hacer uso de este tipo de servicios, también se pueden incluir funcionalidades comparativas entre las distintas opciones con sus servicios y tarifas, simplificando el proceso de selección y de contratación de los servicios.
- Mantenimiento de la flota: se puede monitorear el estado de los vehículos y programar revisiones o mantenimientos para asegurar que siempre estén funcionales y alargar su vida útil. De este modo, además de evitar costes extra, se minimizan posibles tiempos de inactividad por averías.
- Análisis y reportes: el TMS recibe datos de forma prácticamente continua, por lo que esos datos se pueden analizar para generar insights valiosos en forma de reportes sobre cada uno de los aspectos a tratar. De este modo, se fomenta la mejora continua y se pueden tomar decisiones estratégicas fundamentadas en datos reales.
- Comunicación con transportistas o conductores: esto dependerá mucho del tipo de empresa que lo esté utilizando. Por ejemplo, una empresa que no se dedica a transporte pero hace uso de estos servicios puede acceder al TMS de su proveedor para agilizar la comunicación con el transportista. Otra idea es la aplicación de TMS al transporte público, en la que, por ejemplo, los conductores pueden utilizar el TMS para comunicarse entre ellos y enviar avisos y otro tipo de información relevante.
- Gestión de pedidos e inventarios en tránsito: se pueden organizar los pedidos y rastrear y gestionar el inventario, desde su preparación hasta su entrega. Esto, a su vez, permite optimizar las cargas para aprovechar al máximo cada viaje.
- Documentación administrativa: permite centralizar y automatizar la generación y gestión de documentos como albaranes, facturas, etc.
Beneficios de un TMS
Solo con conocer qué funcionalidades tiene un TMS podemos hacernos una idea bastante acertada de qué ventajas supone para una empresa. Sin embargo, comentamos a continuación los beneficios más destacados:
- Optimización de rutas: probablemente la ventaja más sonada. Se utilizan algoritmos y datos en tiempo real para identificar las rutas más eficientes, con lo que se reducen costes y tiempo de entrega.
- Control en tiempo real: se obtiene una visión clara y actualizada de los transportes, con lo que además de monitoreo, se pueden gestionar de forma rápida imprevistos o incluso hacer mejoras, como las relacionadas con un cambio de ruta.
- Mejoras en las entregas: como la entrega tiene un monitoreo constante en tiempo real, se pueden dar al cliente datos precisos de cuándo será la entrega. Esto, sumado a la reducción de tiempos, supone una mejora significativa en la experiencia del cliente y su satisfacción con la empresa.
- Automatización de procesos: como son la generación de documentación, las comunicaciones y otras gestiones. Se reducen tiempos y se evitan errores humanos.
- Integración con otros sistemas: un TMS normalmente se puede integrar con otros sistemas como CRM (gestión de relaciones con los clientes), ERP (sistema de planificación de recursos) o WMS (sistema de gestión de almacenes). Entre otras cosas, esto permite hacer un mejor control de los inventarios.
- Reducción de costes: todos los beneficios anteriores tienen consecuencias directas en los costes del servicio, reduciéndolos al optimizar procesos para conseguir mayor eficiencia con los mismos (o incluso menos) recursos.
Tipos de empresa que pueden necesitar un TMS
La adopción de un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) no está limitada a un sector específico. Diversas industrias y tipos de empresas pueden beneficiarse enormemente de las capacidades de un TMS, mejorando su eficiencia logística y su capacidad de respuesta en el mercado. Algunos ejemplos son:
Empresas de logística y transporte
El ejemplo más claro son las empresas que se especializan en el movimiento de mercancías, ya sea a nivel nacional o internacional y sin importar el medio de transporte. Estas empresas trabajan normalmente con redes muy complejas de transporte, por lo que un TMS es ideal para optimizar rutas, controlar flotas, resolver incidencias… Todo ello les ayuda a mantener la competitividad en el mercado.
Empresas de transporte público
Las empresas que operan autobuses, trenes, tranvías, metros y demás a menudo deben gestionar con incidencias recurrentes y encuentran dificultades para adaptarse a las necesidades de sus viajeros. Para facilitar la movilidad urbana y regional y mejorar la satisfacción de sus usuarios, un TMS puede ser de utilidad, no solo a la hora de reducir los tiempos de espera, sino también simplificando la comunicación entre conductores y enviando notificaciones a los usuarios si se integra con otras aplicaciones.
Empresas de logística y transporte
El ejemplo más claro son las empresas que se especializan en el movimiento de mercancías, ya sea a nivel nacional o internacional y sin importar el medio de transporte. Estas empresas trabajan normalmente con redes muy complejas de transporte, por lo que un TMS es ideal para optimizar rutas, controlar flotas, resolver incidencias… Todo ello les ayuda a mantener la competitividad en el mercado.
Fabricantes y distribuidores
En las empresas que producen bienes y los distribuyen a varios puntos de venta o directamente a los consumidores, un TMS ayuda a optimizar la cadena de suministro, gestionando la logística de entrada y salida, reduciendo costes y mejorando la visibilidad del flujo de productos. Esto es especialmente importante en algunos sectores, como:
- Alimentación y bebidas: por la naturaleza perecedera de sus productos y el cumplimiento de normativas sanitarias.
- Salud y farmacéuticas: por trabajar con productos regulados y que en muchos casos juegan con tiempos de entrega ajustados para asegurar que los centros sanitarios, farmacias y los propios pacientes estén abastecidos.
- Energía y recursos naturales: como petróleo o gas, por la complejidad de las operaciones en este sector y la necesidad de aumentar la seguridad en estos transportes.
Empresas de servicios postales y de paquetería
Las empresas que se especializan en la entrega de correo y paquetes encuentran de gran utilidad un TMS para gestionar grandes volúmenes de envíos con rapidez, tener ubicados los paquetes y cartas para evitar pérdidas o deterioros y dar información en tiempo real a los clientes.
Nuestra experiencia desarrollando TMS: casos de éxito
En Digital55 hemos desarrollado varios proyectos de TMS, ayudando a optimizar las operaciones de transporte de nuestros clientes.
TMS de transporte público en Australia para Indra
Uno de nuestros proyectos más destacados es el sistema de gestión de transporte público que realizamos para Indra. En este caso, nos centramos en agilizar la gestión de los transportes públicos de una zona de Australia (tren, metro y autobús) a través de un sistema de administración en tiempo real con Java y Angular.
Lo que hicimos fue desarrollar una solución completa dividida en dos grandes pilares.
Por un lado, el sistema de gestión centralizado. Esto es, esencialmente, lo que hemos visto a lo largo del post. Se trata de una aplicación interna a través de la cual las personas encargadas pueden revisar, controlar y gestionar el transporte, con funcionalidades como detección de incidencias, predicción de tiempos, ubicación en tiempo real de cada vehículo, optimización de rutas, etc.
Por otro lado, también trabajamos en programar los terminales embarcados dentro de cada uno de los vehículos. Es decir, todos los trenes, autobuses y metros que forman parte de este sistema ponen a disposición de sus conductores un terminal a través del cual no solo pueden consultar los datos de interés, sino que también pueden contribuir al sistema centralizado, por ejemplo, enviando alertas del estado del tráfico o de problemas con el vehículo.
Esto supone una mayor adaptabilidad a las condiciones del entorno y una mejor eficiencia operativa. Además, al tratarse en este caso de un sistema de transporte público, se consiguen datos relevantes para tomar decisiones sobre planificación urbana como son las infraestructuras o las frecuencias de paso.
App de tracking para Lantia Marítima
En Digital55 también hemos trabajado en el TMS de la empresa Lantia Marítima, especialista en el servicio y el manejo de embarques marítimos. En este caso, a la aplicación tienen acceso sus clientes, que pueden consultar datos como la identificación del barco, el seguimiento en tiempo real, previsiones de costes del trayecto, etc.
De este modo, trabajamos tanto en mejorar su usabilidad y su frontend como su backend, basándonos en Angular v13 y PHP.
Así, con el desarrollo logramos simplificar la forma de conexión del ERP con los datos de API, asegurando que trasladaran datos certeros en tiempo real. En el backend realizamos revisiones en su implementación y sus funcionalidades, de cara a optimizar el volumen de los datos.
Los Sistemas de Gestión del Transporte (TMS) están revolucionando la industria del transporte. De hecho, más que una ventaja competitiva extra, han pasado a ser una pieza imprescindible para cualquier empresa involucrada en operaciones de transporte y logística.
Como hemos visto, un buen TMS no solo promete transformar la manera en que se mueven los productos, sino que también redefine la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Por ello y por su uso continuo, es importante que las empresas inviertan en que su TMS sea un software de calidad y adaptado a sus necesidades.
En Digital55 nos especializamos en desarrollar software de calidad. De retos, sistemas y planteamientos de alta complejidad, devolvemos plataformas intuitivas, ágiles y, sobre todo, completas. Si quieres saber cómo podemos ayudar a tu empresa a desarrollar el software de gestión del transporte que necesitas, escríbenos y nos pondremos en contacto contigo.
