Cómo hemos introducido el teletrabajo
Como todos sabemos, en 2020 el teletrabajo pasó de ser una opción apenas extendida a prácticamente una obligación para la mayoría de empresas.
Ante este contexto de cambio repentino, muchas organizaciones vivieron un período de adaptación bastante extenso y que incluso podríamos considerar algo caótico. Implementar el trabajo remoto no es tarea fácil, y menos aún de la noche a la mañana. Hay muchos factores que entran en juego: portátiles, sistemas de almacenamiento en la nube, herramientas de comunicación online más optimizadas, sistemas para tener videoconferencias, etc.
En nuestro caso, ese proceso de adaptación fue mínimo. Desde antes de la pandemia, en Digital55 promovíamos un modelo híbrido, en el que un día a la semana se trabajaba desde casa y existía flexibilidad horaria.
De este modo, estábamos ya acostumbrados y teníamos muy bien definidas las herramientas y los procesos para que todo funcionara adecuadamente. Nuestro cambio fue tan simple como extender la modalidad de ese día a los cuatro restantes.
Herramientas para teletrabajar
Existen innumerables herramientas para empresas con teletrabajo, pero tras valorar las opciones y probar algunas alternativas, nosotros destacamos como nuestros esenciales las siguientes: Slack, Jira, Factorial, Harvest y Google Workspace (principalmente Gmail, Calendar, Drive y Google Meet).
Factorial
Es la herramienta que utilizamos para el fichaje, para la solicitud y aprobación de ausencias y vacaciones y para centralizar documentos importantes como contratos, nóminas o justificantes médicos. También nos ayuda a estar al tanto del perfil y novedades de nuestros compañeros (incorporaciones, ausencias, cumpleaños, puesto, organigrama, etc.).
Harvest
Consideramos muy importante saber cuánto tiempo se dedica a cada tarea, porque de ese modo podemos valorar áreas de mejora y también comprobar que las estimaciones realizadas se estén cumpliendo. Para ello, utilizamos Harvest
Lo tenemos organizado por clientes, proyectos y tareas. Así, de un vistazo, nuestros project managers pueden saber cómo está avanzando cada cliente y cada proyecto, y si se necesita refuerzo en alguna de las tareas. Entre estas tareas, tenemos definidas, por ejemplo, programación, diseño UX/UI, testing, project management, reuniones, etc.
Slack
Al no compartir espacio físico en una oficina, la comunicación digital es esencial. Y, nuestros requisitos son que resulte rápida, sencilla y que dé opción a organizar a las personas en torno a proyectos o temáticas.
Prácticamente todas nuestras conversaciones internas se han trasladado a Slack. Además de los chats privados, hemos organizado un canal genérico en el que estamos todos los empleados, y distintos grupos dedicados a cada proyecto o departamento.
Aunque para las reuniones fijas solemos utilizar Google Meet, cuando se quiere tratar algún tema rápido o no previsto con uno o varios compañeros, las juntas y las llamadas de Slack son nuestra opción preferida.
Google Workspace
Google ofrece mil posibilidades, pero nuestras favoritas son:
– Gmail: para el correo electrónico utilizamos Gmail, que nos parece uno de los más simples e intuitivos.
– Google Calendar: como ya contamos con Factorial para indicar ausencias y vacaciones, utilizamos Calendar únicamente para enviar y recibir convocatorias a reuniones.
– Google Meet: es la plataforma que utilizamos siempre para reuniones internas fijadas mediante convocatoria. En el caso de reuniones con clientes, nos adaptamos a la herramienta de su preferencia.
Jira
Un imprescindible en el desarrollo de software. El uso que hacemos de Jira es el habitual: creamos tableros para cada proyecto, tarjetas asignadas para cada tarea y planificamos los distintos sprints.
Además de estos tableros de proyecto, contamos con uno genérico en el que cada proyecto es una tarjeta. De este modo, los project managers y los líderes técnicos y de equipo obtienen una imagen completa de todo lo que hay activo con solo un vistazo.
En el caso de ser necesario, cosa que suele ocurrir con proyectos de mayor envergadura, gestionamos tableros compartidos con el cliente, para hacer una planificación conjunta y que pueda ir corroborando los progresos.
Cómo organizamos nuestro teletrabajo
La forma que utilizamos para planificar nuestros recursos de forma más eficiente en el teletrabajo es en base a los proyectos activos. Además del uso de las herramientas que acabamos de explicar, hemos planteado ciertas reuniones que nos permiten un correcto seguimiento de la situación.
Es habitual que los proyectos tengan, como mínimo, una reunión semanal, pero en el caso de proyectos de mayor envergadura o más prolongados en el tiempo, esta frecuencia pasa a ser diaria si así se requiere. Realmente se trata de reuniones de control, que permiten a todos estar al tanto del progreso y asegurar que se conozcan los próximos pasos y las prioridades.
También de forma diaria tiene lugar la reunión de operaciones, que permite a los líderes de tecnología, de equipo y de recursos humanos tener una vista genérica de qué está ocurriendo en cada proyecto. A esta reunión acuden también nuestros project managers, que dan información detallada del avance de cada proyecto y transmiten todo lo acordado a sus equipos. Esto, por supuesto, queda complementado con el panel de Jira que mencionamos antes.
De forma opcional, los viernes existe una reunión en la que los empleados pueden charlar de temas no relacionados con el trabajo para conocerse mejor y fomentar la socialización y el buen ambiente entre ellos. Aun así, varios de nuestros compañeros de Madrid y Almería suelen acordar algún día para ir a la oficina y trabajar juntos desde allí.
Como último punto destacado debemos mencionar el proceso de onboarding. Ante la incorporación de un nuevo empleado, existe un proceso de onboarding optimizado. Con ello, nos aseguramos que en los primeros días disponga de toda la información necesaria: cómo funciona nuestra estructura, quiénes son sus compañeros, qué herramientas utilizamos y cómo darles uso, a quién acudir en caso de dudas o problemas, etc. De este modo, esa persona reduce al mínimo el estrés que supone una incorporación y es capaz de adaptarse y comenzar a producir en un período muy corto.
Cómo aprovechamos el teletrabajo en Digital55
Además de los claros beneficios para los empleados, el teletrabajo termina por repercutir de forma positiva también en el negocio. Lo que marcará la diferencia entre una empresa y otra es cómo se aprovechan al máximo todas las posibilidades que ofrece.
En nuestro caso, gracias a que el proceso de adaptación ha sido mínimo, hemos dedicado estos esfuerzos a sacarle el máximo partido a las posibilidades que nos ofrece. Destacamos las siguientes:
Talento en cualquier parte
Desde que implementamos el modelo “full remote”, hemos duplicado nuestra plantilla con profesionales de distintas tecnologías y áreas.
A la hora de contratar expertos, ya no existen unos límites geográficos tan definidos. Gracias al trabajo remoto llevamos a cabo procesos de selección más amplios. Podemos centrarnos en buscar el talento esté donde esté y en mantener a nuestros equipos especializados y satisfechos con su conciliación laboral.
No obstante, nuestros compañeros pueden acudir siempre que consideren a nuestras oficinas en Madrid y Almería. De hecho, como ya adelantábamos, es habitual que, por iniciativa propia, se organice un día para que quienes quieran vayan a compartir un día de trabajo con sus compañeros de forma presencial.
Mayor demanda de servicios
Trabajar con un modelo 100% remoto nos ha abierto la puerta a clientes nacionales e internacionales, sin tener que limitarnos a una única comunidad autónoma. Además, al aumentar nuestra plantilla gracias a la deslocalización, hemos abarcado proyectos de grandes empresas en todo tipo de sectores.
Comunicación más fluida
Aunque a menudo se resalta la falta de interacción con los compañeros como un inconveniente, en nuestro caso no solo no hemos encontrado problema sino que incluso hemos logrado una comunicación más ágil.
Los canales digitales permiten una comunicación inmediata y que puede darse con mayor frecuencia que en la oficina, donde existen más barreras para dirigirse a según qué compañeros. Así, es más sencillo iniciar una conversación en cualquier momento y, de este modo, ganar confianza con los compañeros.
Hemos notado mucha mayor fluidez en las videollamadas, en comparación con las antiguas reuniones presenciales. Estas suponían reservar un espacio específico de la oficina, esperar a que todos los participantes se acomodaran, y complicaba un poco compartir la pantalla, documentos, imágenes o enlaces. Las videollamadas son eficientes y normalmente las planteamos con un guión, que asegura que tratemos todos los temas relevantes y la charla no se desvíe del propósito principal.
Para la comunicación interna, el chat, en nuestro caso Slack, es nuestro mejor aliado. Además de los mensajes privados, promovemos canales grupales para facilitar el trabajo en equipo, la socialización y la unión al grupo. También es más sencillo compartir comunicaciones generales para que todo el mundo se mantenga al día de lo que ocurre en la empresa.
Los beneficios de teletrabajar en Digital55
No se trata solo de una percepción generalizada, sino que existen diversos informes que reportan cómo cada vez más profesionales buscan trabajos remotos o híbridos tras la pandemia.
Y esto no es casualidad. La oportunidad de experimentar el trabajo remoto ha hecho relucir los muchos beneficios que puede suponer tanto para los empleados como para el negocio.
Como comentábamos antes, en Digital55 ya llevábamos años aplicando una modalidad híbrida, pero las ventajas que hemos experimentado desde que el teletrabajo es la norma son más que destacables.
El beneficio más claro para nuestros empleados es el ahorro de tiempo, que va muy de la mano de una mayor conciliación entre la vida personal y la laboral. Las horas que se ahorran en desplazarse hasta la oficina se pueden invertir en descanso, ocio, formación y vida social, entre otros. Además, ante cualquier imprevisto o, por ejemplo, una cita médica, se puede gestionar el horario sin que necesariamente suponga una ausencia laboral completa. Para este fin nos apoyamos en Factorial, como ya hemos comentado.
Por otra parte, la elección de la vivienda no está determinada por la ubicación de la oficina o de la oferta de transporte público que haya cerca. Contamos con oficinas bien ubicadas en Madrid y Almería, para que se puedan utilizar siempre que los empleados lo consideren. Sin embargo, al no existir una obligación para acudir presencialmente, nuestros equipos pueden optar por viviendas más alejadas del centro de la ciudad o incluso en distintos pueblos o ciudades. Así, contamos con profesionales que trabajan desde lugares como Barcelona, Granada, Valencia y hasta otros países, como es el caso de Italia.
Con esto se consigue también una mayor flexibilidad a la hora de aprovechar períodos vacacionales o días festivos. En nuestra empresa es muy habitual que, especialmente en verano y en las fiestas navideñas, muchos compañeros decidan teletrabajar desde otro lugar, aumentando así la extensión de sus viajes.
Por otro lado, es más sencillo adaptar el espacio de trabajo a nuestros gustos y necesidades. Cada uno elige sus preferencias en términos de iluminación, silencio, temperatura, espacio, orden, etc. Esto implica que todos estemos más cómodos con nuestro lugar de trabajo y, de este modo, logremos una mayor concentración, especialmente necesaria en trabajos de programación.
Otras ventajas que destacan nuestros compañeros son el ahorro económico, al reducir el gasto en combustible o transporte público, y un mayor cuidado de la salud. Aunque existen opiniones que señalan un mayor sedentarismo, muchos de nuestros empleados aseguran que, con el tiempo libre que ganan, pueden hacer más ejercicio y cocinar recetas más sanas. También destacan un aumento en las horas de sueño, con lo que notan mayor energía a lo largo del día.
Conclusión
En definitiva, términos como “salario emocional” y todo lo relacionado con el bienestar en la empresa y el puesto de trabajo cobran cada vez más relevancia. Y, en base a la experiencia de nuestros empleados y cómo ha mejorado su satisfacción desde que trabajan desde casa, consideramos que el teletrabajo puede convertirse en el mejor exponente de esta nueva etapa.
