Gestión de proyectos
Todo proyecto necesita planificación. Cuando tenemos algo pendiente que implica diversas tareas que realizar, la organización pasa a ser un punto clave. Más incluso si se realiza en equipo, ya que, a la dificultad con la que ya cuenta, tendremos que sumarle la coordinación de los participantes y sus tareas para que sean completadas satisfactoriamente.
Tradicionalmente, muchas empresas han optado por el uso de correos electrónicos y reuniones periódicas para avisar a sus empleados de las tareas pendientes, pero esto, además de suponer en muchos casos una pérdida de tiempo, ha llevado a “olvidar” muchas asignaciones de tareas por el camino, ya que generalmente se recibe una gran cantidad de correos poco visibles y, al no llevar un seguimiento del proceso, no quedan realmente claras las prioridades.
Sin embargo y otra vez más, existe una plataforma que simplifica al máximo este proceso. Hablamos de Trello, un gestor online de proyectos y tareas, que permitirá hacerlo de forma colaborativa y gratuita.
Trello
Trello es una plataforma que, con un simple clic en el símbolo “+” localizable en la esquina superior derecha, nos permite crear “boards” o tableros, que, generalmente, se designan para cada proyecto o para cada ámbito (por ejemplo, el proyecto de lanzamiento de un producto o el tablero del departamento de comunicación de la empresa). Podemos añadir un título al tablero para diferenciarlo rápidamente de los demás y cambiar el fondo con imágenes o colores. Pero las posibilidades de personalización no terminan ahí, ya que elegiremos la disposición de las columnas o listas en las que se divida nuestro tablero. De este modo, podemos destinar cada lista a una parte distinta del proyecto o, el método más utilizado, tres columnas que muestren las tareas por hacer, en proceso y finalizadas. Esta idea se basa en el método japonés Kanban.
La visualización de Trello termina por ser muy similar al típico tablón donde se colgaban notas o post-its, ya que cada tarea, por lo general, se corresponderá con una “tarjeta” (aunque, como ya veníamos comentando, es cuestión de gustos). Las acciones que podemos realizar con cada tarjeta son muy variadas y útiles. Trello permite editar el título y descripción, dejar comentarios, consultar la actividad que ha habido respecto a esa tarjeta, crear listas dentro de ella… Sin duda, una de las funciones que más contribuye a la productividad es la posibilidad de asignar uno o varios responsables de cada tarea y establecer una fecha, así como etiquetas por colores que permitan conocer a simple vista la urgencia con la que se debe cumplir. Establecer prioridades es esencial cuando quedan muchas cosas por hacer, ya que podremos ordenarlas y destinar el tiempo adecuado a cada una de ellas.
Como vemos, el funcionamiento es muy sencillo, pero podemos ir más allá, ya que existen varios añadidos para aprovechar Trello al máximo. Por ejemplo, en la opción Power-Ups, dentro de menú, podemos agregar opciones como visualizar las tareas en un calendario, votar o conectarlo a Slack o Zapier, entre otros. Para facilitar la navegación también existen atajos de teclado que se pueden consultar tecleando un signo de interrogación “?”, por ejemplo para asignarnos una tarea simplemente pulsando la barra espaciadora.
Para asegurar que todos los miembros estén al tanto de sus quehaceres, Trello notifica no solo en la página, sino también por email (algo que, en algunas ocasiones, puede resultar excesivo, por ejemplo, si se consulta con regularidad la plataforma).
También cuenta con un buscador en la barra superior, que nos permite localizar tarjetas por palabras concretas o mostrar todas las asignadas a un miembro en específico. Diferentes operativas muestran los resultados de forma más ajustada. Por ejemplo, si introducimos “due:5”, los resultados arrojados serán aquellas tareas que venzan en los próximos 5 días.
Organizarte con Trello
Tanto si te resulta complicado organizarte como si ya estás habituado a ello, Trello es una opción a tener en cuenta, ya que muestra todo de manera muy visual y flexible. Está especialmente indicado para el entorno empresarial, más concretamente para coordinar equipos, pero puede ser de gran ayuda en nuestra vida personal, por ejemplo, a la hora de preparar una fiesta o incluso para repartir las tareas de la casa. Sea como sea, si se usa con constancia y de manera adecuada, Trello conseguirá que los esfuerzos de cada uno tengan más valor y sean más precisos, además de evitar estrés innecesario.
