Preparar un proceso de onboarding efectivo para una unidad completa de nuevos desarrolladores en un proyecto que ya está en curso puede parecer un desafío, pero con la planificación adecuada y un enfoque estructurado, es totalmente factible.
En Digital55, hemos realizado onboardings para unidades completas de nuevos programadores, integrándolos con éxito en los equipos de desarrollo de nuestros clientes.
Hoy hacemos un rápido repaso a cómo abordamos este proceso y a los puntos clave por los que destacamos.
Nuestra experiencia
Este post nace de nuestra propia experiencia. Todo nuestro equipo entiende que el onboarding no es simplemente un proceso de adaptación, sino que es la base para un comienzo sólido.
Gracias a darle la relevancia que merece, hemos desarrollado y perfeccionado a lo largo del tiempo un método de onboarding que no solo acorta el período de adaptación, sino que también agiliza la productividad desde el primer día, reduciendo el tiempo necesario prácticamente a la mitad. Lo vemos a grandes rasgos a continuación.
Planificación: el inicio estratégico
En primer lugar, buscamos un entendimiento profundo del proyecto que vayamos a abordar. Es fundamental que, antes de comenzar el onboarding, los nuevos miembros del equipo conozcan la empresa a la que van a ayudar y el contexto del proyecto, con aspectos como los objetivos, la arquitectura general y el estado actual del proyecto.
Así, cualquier proyecto es evaluado por nuestra Dirección Técnica y, al requerir la formación de un equipo, por el departamento de Recursos Humanos.
Una planificación detallada es esencial. Nuestros expertos trabajan mano a mano con el cliente durante la primera fase. Esto nos permite comprender en profundidad los objetivos y el contexto en el que se desarrolla el proyecto, realizar estimaciones de tiempo, crear cronogramas que nos ayudarán a asignar los recursos y el tiempo, identificar posibles desafíos y establecer sistemas de prevención de los mismos, etc.
A pesar de que tenemos un proceso establecido, sabemos que cada proyecto de software es único y el onboarding debe reflejarlo. Por ello, tras identificar los objetivos del desarrollo y los recursos necesarios y la asignación de roles y responsabilidades, trabajamos sobre nuestro modelo para adaptarlo al cliente y al caso concreto.
El equipo: la pieza clave
En nuestro caso, creemos que un equipo ya establecido juega un papel muy importante en la incorporación de nuevos profesionales. Por ello, solemos incorporar primero a los perfiles más experimentados y que asumirán roles de liderazgo, siempre con el apoyo del project manager. De esta manera, podemos unificar los esfuerzos que supone la primera toma de contacto, ya que realizarán una primera aproximación al proyecto, comprendiendo de forma rápida el alcance, la dificultad, los objetivos, etc.
Algo después y, habitualmente, de forma progresiva, vamos incorporando al resto de perfiles. Con este modelo, los leads y perfiles muy senior obtienen un conocimiento muy extenso del proyecto, de forma que puedan explicar todo de forma sencilla y rápida, con apoyo de la documentación, a las nuevas incorporaciones y resolver cualquiera de sus dudas sin necesidad de solicitar información extra al cliente en la mayoría de los casos.
Acceso a recursos: herramientas y documentación
Una de las cosas que más puede ralentizar un proceso de onboarding es la falta de agilidad a la hora de gestionar los accesos de usuario, por ejemplo, a herramientas, a la documentación técnica, a los canales de comunicación del nuevo equipo (por ejemplo, el chat) o incluso a los dispositivos como un ordenador específico, si este es requerido.
Por ello, en nuestro caso solicitamos todos los accesos antes de la incorporación del primer perfil. En muchas ocasiones esto no es posible por motivos de disponibilidad o por la propia política del cliente, por lo que facilitamos la creación de los mismos en el primer día de incorporación.
Respecto a la documentación, nuestros leads y perfiles seniors ya incorporados pueden dar acceso a la misma a los nuevos perfiles y revisarla de forma conjunta para asegurar que su entendimiento sea correcto. También se les explicará si existe algún requisito específico a la hora de contribuir a esta documentación técnica, asegurando así que todos los archivos sean legibles y coherentes entre sí.
Comenzar a trabajar
Una vez que todo esté en su lugar, es hora de comenzar a trabajar en el proyecto. Como ya hemos comentado, desde Digital55 y a través del perfil del project manager, nos aseguramos de que todos los miembros del equipo tengan acceso a las herramientas y recursos necesarios, y establecemos un flujo de trabajo eficiente.
Además de la comunicación constante con el cliente, fomentamos la comunicación entre los miembros del nuevo equipo mediante canales que acordamos con el cliente, pero que habitualmente son el chat corporativo y las videollamadas o reuniones periódicas.
El equipo puede tener tanto reuniones internas, como con el cliente, como con Digital55. Al final, se trata de que todos estemos al tanto de cómo va evolucionando el proyecto. Monitorear así el proyecto nos permite adaptar la planificación, comunicar modificaciones o sugerencias al cliente y cumplir los objetivos en tiempo y forma.
En definitiva, un proceso de onboarding adecuado es esencial para agilizar cualquier desarrollo de software. A través de él, preparamos a nuestro equipo para enfrentar desafíos con confianza y aseguramos que estén equipados con las herramientas, la información y el apoyo necesarios desde el primer día.
Como resultado, además de acelerar la productividad y fomentar el aprendizaje continuo y la colaboración, adaptando el onboarding a cada proyecto, nos aseguramos de que todos los desarrollos comienzan sobre una base sólida.
Este método ha sido desarrollado, probado y evolucionado a lo largo del tiempo gracias a nuestra experiencia con grandes clientes, que gestionamos de principio a fin gracias al talento de nuestros 100% programadores.
No nos limitamos a planificar métodos: ofrecemos resultados. Si crees que a tu empresa también le hace falta esa agilidad y quieres reforzar tu equipo con buen talento en programación, contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte.
