Contabilidad y tecnología
En el área de la contabilidad, una inclusión tecnológica es idónea por la capacidad de los equipos informáticos para realizar cálculos de manera rápida y sencilla y por la posibilidad de automatizar procesos, facilitando enormemente el trabajo de los encargados de esta parte, esencial en cualquier empresa.
Las pequeñas y medianas empresas son muy relevantes para la economía del país, como parte esencial a la hora de generar empleo. Sin embargo, para mantener un balance positivo en su actividad y seguir evolucionando, estas deben enfrentarse a diversos retos. Una parte clave para el negocio es llevar un adecuado control de la parte económica y financiera y gestionar todo los aspectos contables relacionados con ella. Por ello, un software de contabilidad es básico para cualquier empresa. Sin embargo, muchas tienen un origen más familiar, sin muchas aspiraciones de crecimiento y no se preocupan por innovar en su gestión de procesos. Es por ello que su manera de gestionar cuentas suele resultar algo pobre, comparado con los beneficios que puede suponer inclusión de este software incluso a pequeña escala.
Ventajas del software contable
- Más velocidad, menos tiempo. Al realizarse la gestión económica con programas rápidos y automatizados, se minimiza el tiempo destinado a la actividad contable y tareas que requieren muchos cálculos y antelación. Esto permite que se destine ese tiempo a otro tipo de actividades, especialmente en pymes, donde no siempre hay una persona o departamento encargado específicamente a este fin.
- Automatización. Tras configurar los diversos procesos que queremos que se ejecuten de manera automática, podremos dejar ciertas tareas en segundo plano, algo especialmente útil si se trata de operaciones rutinarias y que no requieren de gran análisis o control. Un ejemplo es la realización y registro de pagos periódicos o incluso para obtener facturas, informes y otros tipos de documento, pudiendo también enviarlas.
- Precisión, exactitud y menos errores. En estos casos, un mínimo error puede desencadenar otros, teniendo una grave repercusión en el resultado final. Una de las ventajas es que, al tratarse de un programa informático y automatizarse procesos, se evitan muchos errores humanos de cálculo, aunque no al completo, ya que puede haber despistes a la hora de ingresar los datos en el sistema o al interpretar los resultados.
- Permite realizar copias de seguridad de manera periódica, con lo que se evitan extravíos y posibles pérdidas de datos.
- Organización de datos y vaciado de información. El software se encarga de ordenar la información y mostrarla instantáneamente según las búsquedas con diferentes presentaciones según se desee, como reportes, balances, flujos de efectivo, etc. Al estar organizado, arroja resultados muy precisos, por lo que cada miembro podrá acceder al dato que necesite de manera rápida y sencilla.
- Genera documentos con datos financieros reales y actualizados, como pueden ser informes financieros o de flujo, simplemente rellenando unos cuantos datos necesarios y haciendo clic.
- Permite gestionar muchos aspectos. Con la misma aplicación podemos llegar a controlar las necesidades de la empresa, nuestras cuentas, aspectos financieros y fiscales, gastos, generar facturas simples, estadísticas…
Todo esto influye en la toma de decisiones de la empresa, que pueden adoptar ahora un enfoque más estratégico gracias a la organización de las cuentas, de la que podemos extraer conclusiones y previsiones. Por tanto, también repercute en la competitividad de nuestro negocio.
Elegir el software
En general, lo ideal sería que el software permitiera gestionar los aspectos tanto contables como fiscales y financieros, ya que esto nos evitará la contratación de diversos programas que solo ofrezcan una utilidad. Además, al administrar todo desde la misma aplicación, no solo ahorramos tiempo a la hora de utilizarlo, sino también al aprender a manejarlo.
Existe una amplia variedad de programas de software de contabilidad, tanto libres y gratuitos como privados, y otros diseñados de manera específica para empresas. Sin embargo, la elección dependerá de diversos factores, pues hay que considerar las características y necesidades de nuestra empresa para decantarnos por el que mejor se adapte a nuestro negocio. En general, algunas de las características que deberíamos considerar son:
- Las funcionalidades que ofrece y que sean adecuadas para nuestras necesidades. Que permita tener información actualizada y que podamos gestionar diversos aspectos con un solo clic.
- Que el coste sea rentable, es decir que su precio no supere demasiado los gastos que estamos ahorrando con él (aunque también se tiene en cuenta el esfuerzo del que nos libera).
- Que sea accesible, fácil de usar y que no requiera un excesivo tiempo de adaptación y aprendizaje. Otro punto a favor es la posibilidad de instalarlo en diferentes dispositivos o de disponer de él gracias a un acceso online.
- Que disponga de un servicio de soporte técnico, ya que si hay algún problema podrán ayudarnos a resolverlo. También para contestar a nuestras dudas durante el proceso de implementación y aprendizaje, aunque sea mínimo, para familiarizarse con la herramienta. En caso de que haya cambios en el software (modificaciones, actualizaciones…), pueden apoyarnos a entender los cambios y aplicar sus nuevas funcionalidades de manera correcta.
A continuación te mostramos cinco buenos ejemplos de software de contabilidad:
Contasol. Es un programa que, además de ser gratuito, cuenta con una instalación sencilla y que no ocupa demasiado espacio. Es sencillo, con una parte visual muy intuitiva que hace que su manejo sea realmente fácil y rápido. Esta aparente sencillez no resta valor a su utilidad, pues cuenta con diversas funciones, como realizar asientos contables, entradas automáticas, modelos de facturación o gestión de la tesorería, entre otros. Además, es multiusuario.
Contasimple. Programa online pensado para empresas y autónomos, que no necesitarán conocimientos de contabilidad para entender su uso. Tiene una versión gratuita, aunque existen funcionalidades más específicas de pago, pero permite opciones como cálculo de impuestos, control de procesos contables, exportaciones, etc.
Seniorconta. Permite llevar un control muy completo de la contabilidad de tu empresa (o de más de una) y de manera gratuita. Puedes crear facturas, controlar gastos, detectar irregularidades, generar informes…
Anfix. En este caso, se trata de un programa online de pago, disponible desde 9€ al mes. Es intuitivo y fácil de usar a la par que completo, accesible y seguro, con lo que puedes ahorrar mucho tiempo utilizándolo.
Sage Contaplus. Pensado específicamente para pymes y autónomos, con un enfoque de uso sencillo: automatiza procesos, simplifica trámites, controla la tesorería, genera balances e informes… La versión básica cuesta 54,45€ mensuales.
Muchos programas pueden adaptarse a nuestros requerimientos, por lo que es simplemente cuestión de analizar y compararlos o consultar con un experto que nos ayude a encontrar el mejor para nuestro proyecto.
